Vaga de parceiro

Secretária Executiva - São Paulo / SP

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Detalhes da Vaga

  • Escolaridade Não Informado
  • Segmento Não Informado
  • Salário Não Informado
  • Área de AtuaçãoDiversos / Outros

O que você irá fazer

  • Você será a pessoa indicada para organizar reuniões e viagens, além de controlar arquivos e despesas do corpo diretivo.
  • Nessa posição, você atuará com atendimento telefônico nacional e internacional e trocará informações com outros(as) secretários(as) executivos(as) dentro e fora da empresa.
  • Para fazer bem este trabalho, estamos buscando um(a) profissional que seja organizado(a), responsável, tenha iniciativa e saiba resolver problemas com autonomia.
  • Em última análise, seu trabalho será parte integrante de nossos esforços para garantir aumento da eficiência e produtividade da Diretoria, bem como um atendimento de qualidade aos clientes e parceiros que se relacionam diretamente com nossos diretores.
  • PRINCIPAIS ATIVIDADES E RESPONSABILIDADES:- Organizar a agenda da diretoria, garantindo que não haja conflitos entre os compromissos e considerando fatores como tempo de deslocamento entre um evento e outro.
  • - Controlar o fluxo de reuniões, sendo responsável por agendá-las, checar a disponibilidade dos participantes e reservar salas, bem como contornar imprevistos relacionados.
  • - Esquematizar trâmites de viagens, reservando passagens e hospedagem, montando a agenda de compromissos e controlando questões financeiras, como reembolsos e comprovantes de pagamento.
  • - Oferecer suporte aos diretores em eventos, organizando materiais, comparecendo ao backstage e coordenando convidados.
  • - Prestar atendimento telefônico aos clientes e parceiros, anotando recados e transferindo chamadas importantes.
  • - Realizar a gestão de contas a pagar dos executivos, tanto de ordem profissional quanto pessoal.
  • - Cuidar a agenda do executivo e auxiliar no planejamento de compromissos, reuniões de diretoria, conferências etc.
  • - Manter a agenda do executivo e auxiliar noplanejamento de compromissos, reuniões de diretoria, conferências etc.
  • - Participar de reuniões e redigir atas- Atender e selecionar chamadas telefônicas e fazer o direcionamento quando apropriado- Organizar viagens para executivos- Lidar com documentos confidenciais, garantindo que permaneçam seguros- Preparar notas fiscais ou demonstrativos financeiros e prestar assistência na contabilidade- Monitorar os materiais de escritório e negociar os termos com os fornecedores para conseguir pedidos mais econômicos- Manter registros eletrônicos e em papel, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis- Realizar pesquisas e preparar apresentações ou relatórios, conforme atribuídoHABILIDADES:- Excelente capacidade de comunicação escrita e verbal; - Capacidade de lidar com diversas tarefas simultâneas; - Agilidade para resolução de conflitos de agendas; - Bons conhecimentos de controle financeiro.
  • DesejávelDisponibilidade para início imediato; Diploma ou documento quecomprove o domínio da língua inglesa; Disponibilidade para eventuais viagens; Assessorar, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos.
  • Coordenar e controlar equipes e atividades; controlar documentos e correspondências; Benefícios:- Incentivo à educação- Incentivo à atividade física (convênio com academias e centros esportivos)- Participação nos lucros - Ensino superior completo em Secretariado Executivo, Administração ou Letras; Inglês avançado ? será necessário atender ligações internacionais; Experiência prévia como assistente executivo(a) e/ou assistente administrativo(a); Bons conhecimentos em Excel, Word e demais pacote office.

Informações Adicionais

  • Quantidade de Vagas 1
  • Jornada Não Informado
 

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