Vaga de parceiro

Assistente Administrativo - Ponta Grossa / PR

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Detalhes da Vaga

  • Escolaridade Não Informado
  • Segmento Não Informado
  • Salário Não Informado
  • Área de AtuaçãoDiversos / Outros

O que você irá fazer

  • **Atividades**:- Recepcionar o público em geral (fornecedor, clientes, visitantes e profissionais) na recepção da fábrica e escritório central da empresa.
  • - Direcionar o público em geral que chegar na recepção da fábrica e escritório central para as áreas e os responsáveis.
  • - Atender ligações telefônicas internas e externas e transferir as ligações aos ramais solicitados.
  • - Efetuar ligações internas e externas quando solicitado pelos usuários da empresa e diretoria.
  • - Anotar e transmitir recados quando os profissionais e diretoria estiverem ausentes da empresa.
  • - Digitar e atualizar os ramais da lista de contatos da empresa.
  • - Acompanhar a agenda e todos os compromissos da diretoria no calendário outlook e se for necessário atualizar.
  • - Levantar todas as visitas da fábrica para organizar data, horário e todas as informações como: empresa, nome completo, cargo, número de participantes, cidade e informar todas as áreas envolvidas.
  • - Efetuar reservas de hospedagem, alimentação (almoço ou jantar) e entrega de brindes, quando tiver programação de visitantes.
  • - Verificar com o departamento de marketing qual apresentação deverá ser projetada, o responsável pela apresentação e pelo acompanhamento dos visitantes.
  • - Receber, conferir e organizar as correspondências que são entregues e direcionar aos setores responsáveis.
  • - Inspecionar a limpeza e organização das salas de reunião e diretoria, recepção, banheiros e a entrada da empresa.
  • - Organizar todo o processo de reuniões de acordo com o check list e manual da secretária.
  • - Controlar o financeiro dos vales refeições a terceiros, alimentando a planilha e realizando troco se necessário.
  • - Registrar no site do correio o registro das correspondências a serem enviadas, gerar a etiqueta para anexar no documento.
  • avisar para coletar, após o envio, passar o código de rastreamento para o solicitante acompanhar a entrega.
  • - Levantar a necessidade e realizar o controle de suprimentos (material de escritório, expediente e tonner) para a recepção da fábrica e para o escritório central, solicitando ao almoxarifado ou TI.
  • - Abrir chamado para a TI quando for necessário manutenção na central telefônica, acesso compartilhamento de agenda, manutenção computador, alteração de senha e outros.
  • - Aplicar o checklist de verificação para manutenção das salas (troca de lâmpadas, conserto dispenser papel toalha etc.
  • ), se necessitar de serviço abrir uma, solicitação via sistema ERP.
  • - Fazer o lançamento da solicitação de compra no sistema ERP (hospedagem, refeições, locação de veículo entre outros).
  • - Auxiliar a controladoria em atividades administrativas (planilha de despesas da aeronave); - Dar assistência na programação de viagens corporativas, de acordo com o checklist.

Informações Adicionais

  • Quantidade de Vagas 1
  • Jornada Não Informado
 

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